Tourenplan-Vorlage

Ein Tourenplan bringt Ordnung in den Fahrtag: Er legt fest, in welcher Reihenfolge ein Fahrzeug seine Stopps anfährt, welche Zeitfenster gelten und welcher Auftrag hinter jedem Stopp steht. Mit dieser kostenlosen Vorlage planen Sie Tagestouren strukturiert – als PDF fürs Klemmbrett oder als Excel-Tabelle für die Disposition.

Was gehört in einen guten Tourenplan?

Ein Tourenplan ist mehr als eine Adressliste. Damit Fahrer und Disposition mit demselben Stand arbeiten, gehören diese Angaben hinein – die Vorlage enthält für jede eine eigene Spalte:

• Datum, Fahrzeug und Fahrer der Tour
• Stopp-Reihenfolge mit Kunde, Adresse und Besonderheiten der Entladestelle
• Zeitfenster je Stopp (frühestens/spätestens)
• Referenz zur Auftragsnummer, damit jeder Stopp eindeutig einem Auftrag zuzuordnen ist
• geplante und tatsächliche Ankunfts- und Abfahrtszeit – die Differenz ist die Basis für die Nachkalkulation
• Bemerkungen (Avisierung, Hebebühne, Ansprechpartner vor Ort)

Wie plane ich eine Tour von Hand?

Manuelle Tourenplanung folgt ein paar einfachen Regeln:

• Zeitfenster zuerst. Fixe Termine setzen den Rahmen der Tour – alle flexiblen Stopps ordnen sich darum herum.
• Stopps geografisch clustern. Stadtteile oder Postleitzahlgebiete nacheinander abfahren statt kreuz und quer durchs Gebiet.
• Puffer einplanen. Be- und Entladezeiten werden fast immer unterschätzt – 10 bis 15 Minuten je Stopp plus Reserve für Verkehr sind realistisch.
• Stoßzeiten meiden. Innenstadtstopps in die Randzeiten legen und die Rushhour nicht auf die längste Etappe fallen lassen.

Excel oder Tourenplanungssoftware?

Für ein Fahrzeug mit stabilen, wiederkehrenden Touren funktioniert die Vorlage gut – einmal sauber aufgesetzt, ändert sich wenig. Ihre Grenzen zeigen sich, sobald mehrere Fahrzeuge, kurzfristige Aufträge oder kollidierende Zeitfenster ins Spiel kommen: Dann wird manuelle Planung schnell suboptimal, und das kostet bares Geld in Form von Leerkilometern, verpassten Zeitfenstern und Touren, die nur der Disponent im Kopf hat. Ein Transport-Management-System plant Touren automatisch, prüft Zeitfenster gegeneinander und zeigt jedes Fahrzeug live auf der Karte – genau dafür haben wir das Maxmove TMS gebaut.

Häufige Fragen

Wie viele Stopps pro Tour sind optimal? Eine feste Zahl gibt es nicht – entscheidend sind Stoppdichte, Standzeiten und Lenkzeiten. Im städtischen Verteilerverkehr sind 15 bis 30 Stopps üblich, bei Stückgut mit langen Standzeiten deutlich weniger. Planen Sie so, dass das letzte Zeitfenster auch bei einer halben Stunde Verzögerung noch hält.

Wie schätze ich Zeitfenster realistisch? Dokumentieren Sie einige Wochen lang die tatsächlichen Ankunfts- und Abfahrtszeiten – dafür sind die Ist-Spalten der Vorlage da – und vergleichen Sie sie mit den Planwerten. Wiederkehrende Abweichungen bei bestimmten Kunden oder Tageszeiten fließen in die nächste Planung ein.

Was tun bei kurzfristigen Aufträgen? Prüfen, in welche laufende Tour der neue Stopp mit dem geringsten Umweg passt – nicht einfach ans Ende hängen. Genau hier stößt der Papierplan an seine Grenze: Der Plan ist gedruckt, der Fahrer unterwegs, und die Umplanung läuft übers Telefon.

Ab wann lohnt sich Tourenplanungssoftware? Als Faustregel: ab zwei bis drei Fahrzeugen mit täglich wechselnden Stopps – oder sobald regelmäßig Zeitfenster kollidieren und die Disposition mehr Zeit mit Umplanen als mit Planen verbringt.