Rechnung erstellen – kostenlos, für Transport & Kurier

Rechnung erstellen in vier Schritten

Der Generator führt Sie durch alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und rechnet Netto, Umsatzsteuer und Brutto automatisch.

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   Rechnungssteller und Empfänger eintragen

   Name, Anschrift und Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. sind Pflicht. Für Kunden im EU-Ausland tragen Sie zusätzlich deren USt-IdNr. ein.

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   Rechnungsnummer, Datum und Leistungsdatum setzen

   Die Nummer muss fortlaufend und einmalig sein. Das Leistungsdatum ist bei Transporten das Ablieferdatum; bei Monatsabrechnungen wählen Sie einen Leistungszeitraum.

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   Positionen anlegen

   Eine Zeile je Fahrt, Wartezeit, Zuschlag und Maut mit Menge, Einheit und Einzelpreis. Marktübliche Sätze liefert der Transportkosten-Rechner.

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   Umsatzsteuerfall wählen und herunterladen

   Regelbesteuerung, Kleinunternehmer, Reverse Charge oder steuerfrei nach § 4 Nr. 3 UStG – der passende Hinweis wird automatisch gedruckt. Dann PDF oder XRechnung-XML herunterladen.

Pflichtangaben nach § 14 UStG

Fehlt eine dieser Angaben, verliert Ihr Kunde den Vorsteuerabzug und fordert eine Korrektur an. Der Generator prüft sie vor dem Download.

• Name und Anschrift beider Parteien

  Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers.

• Steuernummer oder USt-IdNr.

  Eine der beiden genügt. Die USt-IdNr. ist die bessere Wahl, weil sie keine Rückschlüsse auf das Finanzamt zulässt.

• Rechnungsdatum und Leistungsdatum

  Beide Daten sind Pflicht – auch wenn sie identisch sind. Bei Sammelrechnungen reicht der Leistungszeitraum (z. B. „01.–31.08.2026“).

• Fortlaufende Rechnungsnummer

  Einmalig und lückenlos nachvollziehbar. Ein Präfix pro Jahr (RE-2026-0001) ist üblich und erlaubt.

• Art und Umfang der Leistung

  „Transport pauschal“ reicht nicht. Nennen Sie Strecke, Datum, Fahrzeug und Sendungs- oder Auftragsnummer – die Rechnungsvorlage Transport zeigt gute Positionen.

• Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag

  Nettobetrag je Steuersatz, der Steuersatz, der Steuerbetrag und der Bruttobetrag. Bei Steuerbefreiung oder Reverse Charge stattdessen der gesetzliche Hinweis.

Bis 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung ohne Empfängeranschrift, Steuernummer und Rechnungsnummer (§ 33 UStDV).

So rechnen Transportunternehmen richtig ab

Transportrechnungen scheitern in der Prüfung selten an der Umsatzsteuer, sondern an fehlenden Referenzen und pauschalen Positionen. Fünf Regeln aus der Praxis:

• Jede Fahrt als eigene Position

  Abhol- und Zustellort (mindestens PLZ/Ort), Datum, Fahrzeugklasse und die Sendungs- oder Auftragsnummer des Kunden als Referenz.

• Wartezeit über die Freizeit hinaus

  In Viertelstunden oder Stunden mit Einzelpreis – nie in die Fahrtpauschale eingerechnet.

• Zuschläge einzeln ausweisen

  Express, Nacht, Wochenende, Beladehilfe, Sperrgut oder Zweitzustellung als eigene Zeilen, damit der Auftraggeber sie gegen den Auftrag prüfen kann.

• Maut ist Teil des Entgelts

  Maut ist kein durchlaufender Posten: Sie wird als Position ausgewiesen und mit 19 % versteuert. Den Betrag liefert der Lkw-Maut-Rechner.

• Als Subunternehmer den Monat abrechnen

  Leistungszeitraum statt Einzeldatum, Tour- oder Auftragsnummer je Zeile, Fahrzeug und Kennzeichen. Was die Spedition sonst erwartet, steht in der Vorlage für Subunternehmer.

E-Rechnung: PDF oder XRechnung?

Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen an Geschäftskunden gilt eine Übergangsfrist: Bis Ende 2026 bleiben PDF und Papier erlaubt, ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz strukturierte Formate nutzen, ab 2028 alle. Kleinunternehmer sind dauerhaft befreit.

Der Generator erzeugt beides: ein PDF für den Alltag und eine XRechnung als UBL-XML nach XRechnung 3.0 – das Format, das Behörden und große Speditionen verlangen. Käuferreferenz oder Leitweg-ID, IBAN und Ihre Kontaktdaten sind darin Pflicht, deshalb fragt der Generator sie vor dem XML-Download ab.

Was der kostenlose Generator nicht macht

Er speichert keine Rechnungen, vergibt keine fortlaufenden Nummern, versendet nichts und prüft die XRechnung nicht gegen den KoSIT-Validator. Genau das übernimmt das Rechnungsprogramm im Maxmove-Account: Rechnungen aus abgeschlossenen Aufträgen, validierte ZUGFeRD- und XRechnung-Ausgabe, Versand per E-Mail, Zahlungseingang – kostenlos für kleine Betriebe.