Spesenabrechnung LKW-Fahrer – Vorlage

Die Spesenabrechnung bringt LKW-Fahrern bares Geld: Für jeden Tag unterwegs stehen ihnen steuerfreie Verpflegungspauschalen zu, bei Übernachtung im Fahrzeug zusätzlich die Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer. Mit dieser kostenlosen Vorlage rechnen Sie Monat für Monat sauber ab – als PDF zum Ausfüllen oder als Excel-Tabelle, die Abwesenheitstage und Beträge automatisch summiert.

Welche Pauschalen gelten für LKW-Fahrer?

Maßgeblich sind die gesetzlichen Verpflegungspauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG (Stand 2026 – die Beträge werden gelegentlich angepasst, prüfen Sie vor der Abrechnung den aktuellen Stand):

• 14 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – ebenso für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Tour, unabhängig von der Stundenzahl
• 28 Euro für jeden Kalendertag mit voller 24-Stunden-Abwesenheit
• Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer: 9 Euro je Nacht im Fahrzeug – zusätzlich zur Verpflegungspauschale, für Duschen, Toiletten und Stellplatzkosten, ohne Einzelbelege

Wichtig: Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten (etwa beim Seminar oder auf der Fähre), wird die Verpflegungspauschale anteilig gekürzt. Die Vorlage hat dafür eigene Spalten – Frühstück, Mittag- und Abendessen einfach ankreuzen.

Die Dreimonatsfrist – und warum sie Fahrer selten trifft

Die Verpflegungspauschale ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte begrenzt. Für typische Fahrtätigkeit gilt das nicht: Wer täglich wechselnde Routen fährt, arbeitet nicht an einer festen auswärtigen Tätigkeitsstätte – die Frist beginnt also gar nicht erst zu laufen. Aufpassen müssen Fahrer, die über Monate täglich denselben Kunden oder dasselbe Werk anfahren: Hier kann die Dreimonatsfrist greifen; im Zweifel klärt das die Lohnbuchhaltung oder der Steuerberater.

Arbeitgeber-Erstattung oder Werbungskosten?

Zwei Wege führen zum Geld – die Vorlage funktioniert für beide:

• Erstattung durch den Arbeitgeber: Der Arbeitgeber kann die Pauschalen bis zur gesetzlichen Höhe steuerfrei erstatten. Die monatliche Spesenabrechnung ist dafür der Nachweis – einreichen, erstatten lassen, fertig.
• Werbungskosten in der Steuererklärung: Erstattet der Arbeitgeber nichts oder weniger als die Pauschalen, setzen Fahrer die Differenz als Werbungskosten an. Auch dafür zählt die lückenlose Aufstellung der Abwesenheitszeiten – die abgeschlossenen Monatsblätter sind die Grundlage.

In beiden Fällen gilt: Abwesenheitszeiten müssen belegbar sein. Tourdaten, Stundenzettel oder das Fahrtenbuch liefern die Nachweise; die Spalten der Vorlage sind darauf abgestimmt.

So füllen Sie die Vorlage aus

1. Kopf: Name, Personalnummer, Monat und Fahrzeug eintragen.
2. Je Tour eine Zeile: Datum, Ziel bzw. Route, Abfahrts- und Rückkehrzeit – daraus ergibt sich die Abwesenheitsdauer.
3. Pauschalen zuordnen: 14 oder 28 Euro je nach Abwesenheit, Übernachtung im Fahrzeug ankreuzen, gestellte Mahlzeiten markieren.
4. Summen prüfen und einreichen: In der Excel-Variante rechnen sich Tage und Beträge automatisch zusammen – Monatsblatt unterschreiben und an die Lohnbuchhaltung geben.

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