Fahrtenbuch-Vorlage

Das Fahrtenbuch dokumentiert jede Fahrt eines Fahrzeugs: wann, von wo nach wo, zu welchem Zweck und mit welchen Kilometerständen. Beim Firmenwagen entscheidet es, ob die private Nutzung nach den tatsächlichen Fahrten statt pauschal über die 1-%-Regelung versteuert wird – das lohnt sich vor allem, wenn wenig privat gefahren wird. Hier laden Sie die Fahrtenbuch-Vorlage kostenlos als PDF, Excel oder Word herunter – und zusätzlich ein vereinfachtes Fahrtenbuch als PDF für Vielfahrer mit gleichbleibenden Routen.

Was muss ein Fahrtenbuch pro Fahrt enthalten?

Für jede einzelne Fahrt gehören diese Angaben hinein – die Vorlage hat für alle eine eigene Spalte:

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Startort und Reiseziel, bei Umwegen zusätzlich die Reiseroute
• Zweck der Fahrt und aufgesuchte Geschäftspartner oder Kunden
• Einordnung als dienstlich oder privat – bei Privatfahrten genügen die Kilometerangaben, für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb reicht ein kurzer Vermerk
• Name des Fahrers, wenn mehrere Personen das Fahrzeug nutzen

PDF oder Excel – welche Variante wofür?

Die PDF-Vorlage ist das Monatsblatt zum Ausdrucken: gebunden oder geheftet geführt, ist sie die richtige Wahl für den steuerlichen Nachweis. Die Excel-Vorlage rechnet mit: Summenformeln addieren dienstliche und private Kilometer automatisch und zeigen den dienstlichen Anteil – ideal als Rechenhilfe, für die Kostenkontrolle und die interne Flottendokumentation. Die Word-Variante passen Sie an Ihr eigenes Layout an, etwa mit Firmenlogo und zusätzlichen Spalten.

Wann erkennt das Finanzamt ein Fahrtenbuch an?

Hier ist Ehrlichkeit wichtig: Steuerlich zählt nur ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch – zeitnah geführt, lückenlos und in geschlossener Form. Lose Blätter und einfache Excel-Tabellen erfüllen das nicht, weil sich Einträge nachträglich unbemerkt ändern lassen; der Bundesfinanzhof hat Excel-Fahrtenbücher deshalb wiederholt verworfen. Für den Nachweis der betrieblichen Pkw-Nutzung genügt Excel allein dem Finanzamt also nicht. Elektronische Fahrtenbücher werden nur anerkannt, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert sind.

Für die steuerliche Nutzung drucken Sie die PDF-Vorlage daher aus und führen sie gebunden oder geheftet, handschriftlich und laufend. Die Excel-Variante bleibt Rechenhilfe – nicht steuerlicher Nachweis.

Vereinfachtes Fahrtenbuch: Wer darf abkürzen?

Ein „vereinfachtes Fahrtenbuch" ist kein eigenes Rechtsinstitut, sondern dasselbe Fahrtenbuch mit verkürzten Angaben je Fahrt. Die Lohnsteuer-Richtlinien erlauben diese Erleichterung Berufen, deren Fahrten sich täglich ähneln – gleichbleibende Routen, wiederkehrende Kundenbesuche:

• Kurier- und Lieferfahrer: statt jedes einzelnen Kunden genügt die Angabe „Lieferfahrten" mit dem Tourgebiet, wenn eine Liste der Auftraggeber geführt wird
• Taxifahrer: im Pflichtfahrgebiet reicht der Vermerk „Taxifahrten Pflichtfahrgebiet" mit Kilometerständen je Schicht
• Fahrlehrer: der Vermerk „Lehrfahrten" ersetzt die einzelnen Ziele
• Handelsvertreter und Automatenlieferanten: es genügt, welche Kunden in welcher Reihenfolge aufgesucht wurden

Genau dafür gibt es hier das vereinfachte Fahrtenbuch als eigenes PDF: weniger Text je Zeile, mehr Fahrten pro Blatt. Wichtig: Die Erleichterung betrifft nur den Detailgrad – zeitnah, lückenlos und in geschlossener Form geführt werden muss auch das vereinfachte Fahrtenbuch.

Papier oder digital?

Ein Monatsblatt pro Fahrzeug funktioniert – bis die Flotte wächst. Dann stapeln sich Blätter, Kilometerstände fehlen, und niemand weiß mehr, welcher Fahrer wann welches Fahrzeug hatte. Touren, Fahrer und Fahrzeugzuordnungen laufen im Maxmove TMS digital mit – die Zettelwirtschaft rund um die Flottendokumentation entfällt. Ein anerkanntes steuerliches Fahrtenbuch ersetzt das allerdings nicht; dafür gelten die oben genannten Formvorgaben. Kilometerstände bei Fahrzeugwechseln halten Sie zusätzlich im Übergabeprotokoll fest.