Kurierdienst gründen: Checkliste für Transportunternehmen

Einen Kurierdienst oder ein kleines Transportunternehmen zu gründen, geht schneller, als viele denken: Bis 3,5 t brauchen Sie weder Konzession noch Fachkundeprüfung. Entscheidend sind die richtige Reihenfolge – Anmeldungen, Versicherungen, Fahrzeug – und Aufträge ab dem ersten Tag. Diese kostenlose Checkliste führt Sie in sechs Schritten vom Plan bis zum ersten Auftrag, als PDF zum Abhaken oder als Word-Datei zum Anpassen.

Bis 3,5 t oder darüber? Die wichtigste Entscheidung zuerst

Die 3,5-Tonnen-Grenze entscheidet, wie aufwendig Ihre Gründung wird. Maßgeblich ist die zulässige Gesamtmasse von Fahrzeug und Anhänger zusammen.

• Bis 3,5 t: Der gewerbliche Güterverkehr ist erlaubnisfrei. Gewerbeanmeldung, Versicherungen und der Führerschein Klasse B genügen. Damit fahren Sie Kurierfahrten, Kleintransporte und einzelne Paletten im Nahverkehr – der typische Einstieg als Ein-Personen-Betrieb.
• Über 3,5 t: Sie brauchen die Erlaubnis nach § 3 GüKG. Voraussetzungen sind persönliche Zuverlässigkeit, finanzielle Leistungsfähigkeit (Eigenkapital von 9.000 € für das erste und 5.000 € für jedes weitere Fahrzeug) und fachliche Eignung, die Sie mit der Fachkundeprüfung bei der IHK nachweisen.
• Grenzüberschreitend ab 2,5 t: Wer mit Fahrzeugen zwischen 2,5 und 3,5 t gewerblich ins EU-Ausland fährt, braucht eine EU-Lizenz.

Mehr zu Fahrzeugen und Auftragsarten in dieser Klasse lesen Sie unter Transportaufträge bis 3,5 Tonnen.

Schritt 1: Planen

Legen Sie fest, was Sie anbieten: Dokumente und Ersatzteile im Pkw, Kleintransporte im Transporter oder Paletten im 3,5-t-Koffer. Daraus folgt die Fahrzeugklasse – und daraus Ihre Kosten. Rechnen Sie aus, was ein Kilometer Sie kostet (Fahrzeug, Kraftstoff, Versicherung, Verschleiß, Ihre Arbeitszeit), bevor Sie Preise nennen oder Aufträge annehmen. Der Transportkosten-Rechner zeigt, was Kunden für typische Strecken zahlen.

Bei der Rechtsform starten die meisten als Einzelunternehmen: schnell angemeldet, einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung, aber volle persönliche Haftung. Eine UG oder GmbH begrenzt die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen, bedeutet aber Notar, Handelsregister und doppelte Buchführung.

Schritt 2: Anmelden

1. Gewerbe anmelden beim Gewerbeamt Ihrer Stadt, in vielen Kommunen online. Mitglied der IHK werden Sie damit automatisch.
2. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER an das Finanzamt senden – innerhalb eines Monats nach Beginn der Tätigkeit. Sie erhalten Ihre Steuernummer.
3. Kleinunternehmerregelung prüfen: Liegt Ihr Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 €, können Sie ohne Umsatzsteuer abrechnen. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie viel Vorsteuer Sie aus Fahrzeug und Ausstattung zurückholen würden.
4. Bei der BG Verkehr anmelden – die gesetzliche Unfallversicherung für Transportunternehmen. Die Frist beträgt eine Woche nach Betriebsbeginn.
5. Geschäftskonto eröffnen, damit betriebliche und private Zahlungen getrennt bleiben.

Schritt 3: Versichern

• Kfz-Versicherung mit gewerblicher Nutzung: Private Policen schließen den Transport von Gütern für Dritte meist aus. Geben Sie die gewerbliche Nutzung an.
• Güterschaden- bzw. Verkehrshaftungsversicherung: Pflicht für erlaubnispflichtige Transporte über 3,5 t. Darunter freiwillig, aber von den meisten Auftraggebern verlangt – ohne sie zahlen Sie Schäden an der Ware selbst.
• Betriebshaftpflicht für Schäden, die nicht am Fahrzeug oder an der Ware entstehen, etwa beim Tragen im Treppenhaus.
• Kranken- und Altersvorsorge: Als Selbstständiger sind Sie selbst dafür verantwortlich.

Schritt 4: Fahrzeug und Ausstattung

Ob Kauf, Leasing oder Miete, hängt von Ihrem Kapital und davon ab, wie sicher die Auslastung ist. Prüfen Sie vor dem Kauf die tatsächliche Nutzlast: Regale, Werkzeug und Beifahrer gehen davon ab, und überladene Fahrzeuge kosten Bußgeld und Versicherungsschutz. Der Zuladungsrechner rechnet das aus dem Fahrzeugschein aus. Zur Grundausstattung gehören Zurrgurte, Antirutschmatten, Decken und eine Sackkarre – und ein Smartphone für Navigation und digitale Abliefernachweise.

Schritt 5: Aufträge ab dem ersten Tag

Der häufigste Grund, warum neue Kurierdienste scheitern, ist nicht die Bürokratie, sondern die Auslastung. Bauen Sie deshalb mehrere Auftragsquellen parallel auf:

• Stammkunden in der Region: Werkstätten, Apotheken, Kanzleien und Händler brauchen regelmäßig Direktfahrten. Ein Google-Unternehmensprofil macht Sie lokal auffindbar.
• Subunternehmer für Kurierdienste: Größere Betriebe geben Spitzen an zuverlässige Partner ab.
• Auftragsplattformen: Bei Maxmove registrieren Sie sich kostenlos, laden Ihre Unterlagen in der App hoch und sehen nach der Freigabe Aufträge in Köln, Düsseldorf und NRW – mit dem Verdienst vor der Annahme, ohne Abo und ohne Gebotsrunde. Maxmove rechnet jeden Auftrag mit dem Kunden ab; Ihr Verdienst wird wöchentlich ausgezahlt.

Wie sich Plattformen für Fahrer unterscheiden, zeigt der Vergleich Kurier-Apps für Fahrer.

Schritt 6: Abrechnung und Nachweise

Ordnen Sie Belege, Rechnungen und Abliefernachweise von Anfang an. Für eigene Kunden schreiben Sie Rechnungen – Muster finden Sie in der Rechnungsvorlage für Transporte. E-Rechnungen empfangen müssen Sie seit 2025 können. Abliefernachweise mit Unterschrift, Foto und Zeitstempel schützen Sie bei Reklamationen; im kostenlosen Maxmove TMS entstehen sie direkt in der Fahrer-App, und Aufträge eigener Kunden steuern Sie im selben System wie Plattform-Aufträge.

Checkliste als PDF und Word

Die Checkliste fasst alle sechs Schritte auf einer Seite zusammen, mit Platz für eigene Notizen. Laden Sie sie oben kostenlos herunter. Sie ersetzt keine Rechtsberatung: Maßgeblich sind das GüKG und die Vorgaben Ihrer Behörde – im Zweifel bei IHK oder Finanzamt nachfragen.