Proformarechnung-Vorlage

Eine Proformarechnung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine: Sie begründet keine Zahlungsforderung, sondern dokumentiert den Warenwert – vor allem für den Zoll beim Versand in Länder außerhalb der EU. Mit dieser kostenlosen, zweisprachigen Vorlage erstellen Sie Proformarechnungen für Muster, Geschenke oder Retouren in wenigen Minuten.

Wann brauche ich eine Proformarechnung?

Immer dann, wenn Ware in ein Drittland geht, ohne dass ein Kaufgeschäft dahintersteht: Warenmuster, Geschenke, Ersatzteile im Garantiefall, Retouren- und Reparatursendungen oder Messe-Equipment. Der Zoll des Empfangslands braucht trotzdem einen Wert, um Einfuhrabgaben zu bemessen – genau den liefert die Proformarechnung.

Welche Angaben sind Pflicht?

Damit die Sendung nicht beim Zoll hängen bleibt, gehören diese Angaben hinein – die Vorlage enthält für alle ein eigenes Feld:

• Exporteur und Importeur mit vollständigen Anschriften
• präzise Warenbeschreibung – nicht „Teile", sondern „2 Aluminium-Halterungen für Kamerastative"
• Menge, Einzel- und Gesamtwert mit Währung – realistischer Wert, nie 0!
• Ursprungsland der Ware
• HS-/Zolltarifnummer je Position
• Incoterm (z. B. DAP oder DDP)
• Grund der Ausfuhr (z. B. „Warenmuster, unentgeltlich")
• Vermerk „value for customs purposes only"

Worin unterscheidet sie sich von der Handelsrechnung?

Die Handelsrechnung begründet einen Zahlungsanspruch und ist bei kommerziellen Verkäufen ins Drittland zwingend – die Proformarechnung ist nur zulässig, wenn kein Kaufgeschäft vorliegt. Wer verkaufte Ware mit einer Proformarechnung deklariert, riskiert Rückfragen und Verzögerungen beim Zoll. Bei Postsendungen kommt zusätzlich die Zollinhaltserklärung CN22/CN23 außen an die Sendung.

Und wenn gar kein Zoll im Spiel ist?

Die Vorlage brauchen Sie nur für Drittlandsendungen. Innerhalb Deutschlands und der EU gibt es keine Zollgrenze – dort lässt sich ein Transport bei Maxmove direkt online buchen, mit Sofortpreis und ganz ohne Zollpapiere.

Häufige Fragen

Proforma- oder Handelsrechnung – was gilt wann? Handelsrechnung bei jedem kommerziellen Verkauf, Proformarechnung nur bei unentgeltlichen Sendungen ohne Kaufgeschäft (Muster, Geschenke, Garantie, Retouren). Beide müssen den realen Warenwert ausweisen.

Darf ich 0 € als Warenwert angeben? Nein. Der Zoll weist Sendungen mit Nullwert zurück oder setzt den Wert selbst fest – das verzögert die Abfertigung. Geben Sie auch bei Geschenken und Mustern einen realistischen Wert an, etwa den Wiederbeschaffungswert.

Wie finde ich die Zolltarifnummer? Über den Elektronischen Zolltarif (EZT-Online) des deutschen Zolls oder die TARIC-Datenbank der EU. Die ersten sechs Stellen bilden den weltweit einheitlichen HS-Code – der reicht auf der Proformarechnung in der Regel aus.

In welcher Sprache stelle ich die Proformarechnung aus? Englisch ist international empfohlen, da sie vom Zoll des Empfangslands gelesen wird. Diese Vorlage ist deshalb zweisprachig Deutsch/Englisch aufgebaut.