Fahrzeug-Übergabeprotokoll (Vorlage)
Fahrzeug-Übergabeprotokoll als kostenlose Vorlage in PDF und Word – dokumentiert Kilometerstand, Tankfüllung, Ausstattung und Schäden bei jeder Übergabe.
Geprüft von Max Valjan, Gründer von Maxmove · Zuletzt aktualisiert: 11. Juli 2026
Vorlage kostenlos herunterladen
Kostenlos und ohne Anmeldung – auch für den gewerblichen Einsatz.
Das Fahrzeug-Übergabeprotokoll hält den Zustand eines Fahrzeugs im Moment der Übergabe fest: Kilometerstand, Tankfüllung, Ausstattung und vorhandene Schäden. Es beantwortet später die entscheidende Frage, welcher Schaden in wessen Nutzungszeit entstanden ist. Mit dieser kostenlosen Vorlage dokumentieren Sie jede Übergabe in wenigen Minuten.
Warum sollte jede Übergabe dokumentiert werden?
Ohne Protokoll lässt sich ein neuer Kratzer keinem Fahrer zuordnen, ein leerer Tank nicht belegen und fehlende Ausrüstung nicht nachweisen. Für Flotten kommt hinzu: Der Halter muss wissen, wer wann mit welchem Fahrzeug unterwegs war – etwa wenn nach einem Bußgeldbescheid der Fahrer zu ermitteln ist. Kann er das nicht, droht im Wiederholungsfall eine Fahrtenbuchauflage. Bei der ersten Überlassung an einen Mitarbeiter gehört außerdem die Führerscheinkontrolle dazu.
Was gehört ins Übergabeprotokoll?
- Fahrzeug und Kennzeichen
- Datum und Uhrzeit der Übergabe
- Name des Übergebenden und des Übernehmenden
- Kilometerstand
- Kraftstoff- bzw. Ladestand
- Ausstattung und Zubehör (Verbandkasten, Warndreieck, Warnwesten, Material zur Ladungssicherung)
- Vorhandene Schäden mit genauer Position und Art (z. B. „Kratzer ca. 5 cm, Tür hinten rechts")
- Unterschriften beider Seiten
Drei Tipps aus der Praxis: Gehen Sie bei Tageslicht einmal um das Fahrzeug herum, fotografieren Sie den Zustand mit Zeitstempel und beschreiben Sie Vorschäden so präzise, dass sie später eindeutig wiederzuerkennen sind – „diverse Kratzer" hilft niemandem.
Papier oder digital?
Ein Blatt pro Übergabe funktioniert bei einem Fahrzeug gut. Bei Poolfahrzeugen und wechselnden Fahrern entsteht daraus schnell ein Ordner, in dem niemand mehr findet, wer das Fahrzeug am fraglichen Tag hatte. Im Maxmove TMS liegen Fahrzeugzuordnungen und Fahrzeugakten digital – die Protokoll-Zettel entfallen, und die Historie je Fahrzeug bleibt durchsuchbar.