Fahrzeug-Übergabeprotokoll (Vorlage)

Das Fahrzeug-Übergabeprotokoll hält den Zustand eines Fahrzeugs im Moment der Übergabe fest: Kilometerstand, Tankfüllung, Ausstattung und vorhandene Schäden. Es beantwortet später die entscheidende Frage, welcher Schaden in wessen Nutzungszeit entstanden ist. Mit dieser kostenlosen Vorlage dokumentieren Sie jede Übergabe in wenigen Minuten.

Warum sollte jede Übergabe dokumentiert werden?

Ohne Protokoll lässt sich ein neuer Kratzer keinem Fahrer zuordnen, ein leerer Tank nicht belegen und fehlende Ausrüstung nicht nachweisen. Für Flotten kommt hinzu: Der Halter muss wissen, wer wann mit welchem Fahrzeug unterwegs war – etwa wenn nach einem Bußgeldbescheid der Fahrer zu ermitteln ist. Kann er das nicht, droht im Wiederholungsfall eine Fahrtenbuchauflage. Bei der ersten Überlassung an einen Mitarbeiter gehört außerdem die Führerscheinkontrolle dazu.

Was gehört ins Übergabeprotokoll?

• Fahrzeug und Kennzeichen
• Datum und Uhrzeit der Übergabe
• Name des Übergebenden und des Übernehmenden
• Kilometerstand
• Kraftstoff- bzw. Ladestand
• Ausstattung und Zubehör (Verbandkasten, Warndreieck, Warnwesten, Material zur Ladungssicherung)
• Vorhandene Schäden mit genauer Position und Art (z. B. „Kratzer ca. 5 cm, Tür hinten rechts")
• Unterschriften beider Seiten

Drei Tipps aus der Praxis: Gehen Sie bei Tageslicht einmal um das Fahrzeug herum, fotografieren Sie den Zustand mit Zeitstempel und beschreiben Sie Vorschäden so präzise, dass sie später eindeutig wiederzuerkennen sind – „diverse Kratzer" hilft niemandem.

Papier oder digital?

Ein Blatt pro Übergabe funktioniert bei einem Fahrzeug gut. Bei Poolfahrzeugen und wechselnden Fahrern entsteht daraus schnell ein Ordner, in dem niemand mehr findet, wer das Fahrzeug am fraglichen Tag hatte. Im Maxmove TMS liegen Fahrzeugzuordnungen und Fahrzeugakten digital – die Protokoll-Zettel entfallen, und die Historie je Fahrzeug bleibt durchsuchbar.

Häufige Fragen

Ist ein Übergabeprotokoll gesetzlich vorgeschrieben? Nein. Es hat reine Beweisfunktion – aber genau die fehlt, wenn über einen Schaden gestritten wird. Ohne Protokoll steht Aussage gegen Aussage.

Braucht es das auch bei Poolfahrzeugen? Ja, bei jeder Übergabe – gerade dort. Je mehr Personen ein Fahrzeug nutzen, desto schwieriger wird ohne dokumentierte Übergaben die Zuordnung von Schäden.

Sind Fotos notwendig? Vorgeschrieben nicht, aber dringend zu empfehlen: Fotos mit Zeitstempel sind das stärkste Beweismittel für den Zustand bei Übergabe. Vier Ecken plus Detailaufnahmen vorhandener Schäden genügen.

Wie lange sollte das Protokoll aufbewahrt werden? Mindestens, bis alle Ansprüche aus der Nutzung geklärt sind. Im Zweifel drei Jahre – das entspricht der regelmäßigen Verjährungsfrist für Schadensersatzansprüche.