Führerscheinkontrolle: Vorlage & Nachweis

Die Führerscheinkontrolle gehört zu den Pflichten jedes Unternehmens, das Mitarbeitern Fahrzeuge überlässt: Wer als Halter zulässt, dass jemand ohne gültige Fahrerlaubnis fährt, macht sich nach § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG strafbar – es drohen Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Mit dieser kostenlosen Vorlage dokumentieren Sie jede Kontrolle als Nachweis.

Warum müssen Arbeitgeber Führerscheine kontrollieren?

Der Halter darf ein Fahrzeug nur Personen überlassen, die eine gültige Fahrerlaubnis besitzen. Wer sich allein auf die Vorlage beim Einstellungsgespräch verlässt, geht ein erhebliches Risiko ein: Ein Führerschein kann zwischenzeitlich entzogen worden sein, ohne dass der Arbeitgeber davon erfährt. Regelmäßige, dokumentierte Kontrollen sind deshalb der anerkannte Weg, die Halterpflicht zu erfüllen – und im Ernstfall zu belegen, dass Sie sie erfüllt haben.

Wie läuft eine ordnungsgemäße Führerscheinkontrolle ab?

• Vor der ersten Überlassung eines Fahrzeugs – idealerweise zusammen mit dem Übergabeprotokoll – und danach mindestens zweimal pro Jahr
• Immer das Original vorlegen lassen – Kopien und Handyfotos genügen nicht
• Gültigkeitsdatum und Fahrerlaubnisklassen prüfen: Passen sie zum eingesetzten Fahrzeug?
• Auflagen beachten (z. B. Schlüsselzahl 01 – Fahren nur mit Sehhilfe)
• Führerscheinnummer, Datum und Prüfer festhalten und die Kontrolle abzeichnen

Die Vorlage gibt es als Einzelnachweis je Fahrer und als Excel-Log für die ganze Flotte.

Papier oder digital?

Bei einer Handvoll Fahrern reicht das Excel-Log. Mit wachsender Flotte wird das Nachhalten zur eigentlichen Arbeit: Wer ist überfällig, wer wurde vor der ersten Fahrt geprüft, wo liegt der Nachweis? Erinnerungen und digitale Nachweise gehören in das System, in dem auch Fahrer und Fahrzeuge verwaltet werden – im Maxmove TMS entfällt die Zettelablage dafür.

Häufige Fragen

Wie oft muss kontrolliert werden? Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Anerkannte Praxis ist die Kontrolle vor der ersten Überlassung und danach mindestens zweimal jährlich in unregelmäßigen Abständen – so lässt sich die Halterpflicht im Zweifel belegen.

Reicht eine Kopie oder ein Foto des Führerscheins? Nein. Kontrolliert wird das Original – oder es kommt ein zertifiziertes elektronisches Verfahren zum Einsatz, bei dem der Fahrer den physischen Führerschein etwa per Prüfsiegel und App verifiziert.

Was gilt bei ausländischen Führerscheinen? EU- und EWR-Führerscheine werden in Deutschland grundsätzlich anerkannt. Bei Führerscheinen aus Drittstaaten gelten Fristen und Umschreibungspflichten – in der Regel sechs Monate nach Begründung des Wohnsitzes. Prüfen Sie zusätzlich, ob die Klassen zum Fahrzeug passen.

Was ist bei Verlust oder Entzug des Führerscheins? Vereinbaren Sie eine Meldepflicht: Der Fahrer verpflichtet sich – etwa in der Überlassungsvereinbarung –, Verlust, Entzug oder ein Fahrverbot unverzüglich zu melden. Zwischen zwei Kontrollterminen erfahren Sie es sonst nicht.