Rechnung als Subunternehmer im Transport
Rechnungsvorlage für Subunternehmer im Transport und Kurierdienst: mit oder ohne Umsatzsteuer, wann § 13b wirklich gilt, Gutschriftverfahren mit der Spedition und Muster für Tages- und Tourenabrechnung. Kostenlos als PDF und Word.
Geprüft von Max Valjan, Gründer von Maxmove · Zuletzt aktualisiert: 14. September 2026
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Kostenlos und ohne Anmeldung – auch für den gewerblichen Einsatz.
Wer als Subunternehmer für eine Spedition, einen Kurierdienst oder einen Paketdienst fährt, stellt am Monatsende eine Rechnung – und stolpert dabei regelmäßig über dieselben Fragen: mit oder ohne Umsatzsteuer, gilt § 13b, was ist eine Gutschrift, und welche Referenzen will der Auftraggeber sehen? Diese kostenlose Vorlage beantwortet alle vier und ist auf die Abrechnung von Touren, Tagen, Stopps und Kilometern zugeschnitten.
Lieber gar nicht mehr ausfüllen? Mit dem kostenlosen Rechnungsgenerator erstellen Sie die Rechnung im Browser – als PDF und E-Rechnung, ohne Anmeldung.
Mit oder ohne Umsatzsteuer? Die § 13b-Frage
Die meistgesuchte Frage zuerst: § 13b UStG gilt nicht für Transportleistungen im Inland. Die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers erfasst Bauleistungen, Gebäudereinigung, Lieferungen von Schrott und Edelmetallen, Mobilfunkgeräte und einige weitere Fälle – Güterbeförderung steht nicht auf der Liste. Ein Subunternehmer-Fahrer, der für eine deutsche Spedition fährt, berechnet deshalb 19 % Umsatzsteuer und führt sie ans Finanzamt ab. Muster mit „§ 13b“ aus dem Baugewerbe passen für Sie nicht.
Für Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis sind insbesondere diese Fälle zu unterscheiden:
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG, bis 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € im laufenden Jahr): kein Steuerausweis, Pflichthinweis „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“. Vorsteuer aus Diesel, Reparaturen und Fahrzeugleasing können Sie dann nicht ziehen – bei einem Transporter im Volleinsatz ist das oft ein Nachteil.
- Auftraggeber ist Unternehmer im EU-Ausland: Die Leistung ist im Land des Auftraggebers steuerbar (§ 3a Abs. 2 UStG). Netto ausstellen, „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ vermerken, Ihre und seine USt-IdNr. angeben, Zusammenfassende Meldung nicht vergessen.
- Ausfuhr in ein Drittland: Die Befreiung nach § 4 Nr. 3 UStG setzt grundsätzlich voraus, dass Sie unmittelbar an den Versender oder Empfänger der Ware leisten. Wer als Unterfrachtführer eine Spedition abrechnet, ist grundsätzlich nicht begünstigt. Der Grenzübertritt und ein Ausfuhrnachweis allein genügen nicht. Bei Einfuhren müssen die Beförderungskosten in der Bemessungsgrundlage für die Einfuhr enthalten sein; auch das ist nachzuweisen. Siehe BMF, UStAE 4.3.4 Abs. 3 und § 4 Nr. 3 UStG.
Kreuze einen Steuerhinweis nur an, wenn die Voraussetzungen für deine konkrete Leistung erfüllt sind.
Rechnung oder Gutschrift – wer schreibt?
Viele Speditionen und Paketdienste rechnen ihre Subunternehmer im Gutschriftverfahren ab: Der Auftraggeber erstellt am Monatsende selbst die Abrechnung Ihrer Touren und schickt sie Ihnen als Gutschrift. Steuerlich ist das eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Drei Regeln gelten:
- Das Verfahren muss vorher vereinbart sein – im Subunternehmervertrag oder per formloser Absprache.
- Das Dokument muss das Wort „Gutschrift“ tragen und alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten, inklusive Ihrer Steuernummer oder USt-IdNr.
- Sie müssen jede Gutschrift prüfen. Die ausgewiesene Umsatzsteuer schulden Sie – auch wenn der Auftraggeber sie falsch berechnet hat. Widersprechen Sie, verliert die Gutschrift ihre Wirkung als Rechnung.
Sind Sie selbst der Auftraggeber und beschäftigen Subunternehmer, nutzen Sie die Gutschrift-Vorlage aus dem Download-Kasten. Sie enthält die Tourenliste zum Abgleich mit den Transportaufträgen und Abliefernachweisen.
Was die Spedition auf Ihrer Rechnung sehen will
Eine Subunternehmer-Rechnung wird in der Buchhaltung des Auftraggebers gegen dessen Auftragsdaten geprüft. Fehlt eine Referenz, bleibt sie liegen. Neben den Pflichtangaben nach § 14 UStG deshalb immer:
- Ihre Lieferanten- oder Subunternehmernummer beim Auftraggeber
- je Position die Auftrags-, Tour- oder Sendungsnummer des Auftraggebers
- Datum, Abhol- und Zustellort (mindestens PLZ/Ort), Fahrzeug und Kennzeichen
- die vereinbarte Abrechnungseinheit: Tagespauschale, Stopps, Kilometer, Paletten oder Stunden
- Wartezeit über die Freizeit hinaus und vereinbarte Zuschläge als eigene Zeilen
- Leistungszeitraum (z. B. „01.–31.08.2026“) statt eines einzelnen Leistungsdatums, wenn Sie den Monat abrechnen
Ein Abliefernachweis je Sendung gehört nicht auf die Rechnung, aber der Auftraggeber kann ihn anfordern. Wer mit der Maxmove-Fahrer-App fährt, hat ihn digital mit Unterschrift und Foto im Auftrag.
So rechnen Sie Touren, Tage und Stopps ab
Rechnen Sie exakt in der Einheit ab, die im Subunternehmervertrag oder der Preisliste steht – die Vorlage hat eine Spalte für Einheit und Einzelpreis:
| Abrechnungsmodell | Position auf der Rechnung | Beispiel |
|---|---|---|
| Tagespauschale | eine Zeile je Einsatztag mit Datum und Tour | „12.08.2026, Tour K-07, 1 Tag × 280,00 €“ |
| Stopp-Abrechnung | Menge Stopps × Stoppreis je Tour | „Tour 4412, 63 Stopps × 3,20 €“ |
| Kilometer | gefahrene Strecke laut Tourenplan oder Telematik | „Köln–Dortmund–Köln, 186 km × 1,05 €“ |
| Stundensatz | Einsatzstunden mit Beginn und Ende | „08:00–16:30, 8,5 h × 34,00 €“ |
Wartezeit, Beladehilfe, Zweitzustellung, Nacht- und Wochenendzuschläge stehen immer als eigene Zeilen darunter. Wer Maut und Diesel weiterberechnen darf, führt sie ebenfalls einzeln auf – beide sind Teil des Entgelts und werden mit 19 % versteuert. Die Sätze prüfen Sie mit dem Transportkosten-Rechner und dem Lkw-Maut-Rechner.
Zahlungsziel und Skonto gegenüber der Spedition
Speditionen arbeiten häufig mit 30 bis 45 Tagen Zahlungsziel; ohne Vereinbarung sind es 30 Tage nach Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Als Subunternehmer sollten Sie ein Zahlungsziel als festes Datum auf die Rechnung schreiben und im Vertrag ein kürzeres Ziel aushandeln, denn Diesel, Leasing und Versicherung laufen monatlich weiter. Skonto gewähren Sie nur, wenn es vertraglich steht – ein Auftraggeber darf es nicht einfach abziehen.
Scheinselbstständigkeit: worauf die Rechnung hindeutet
Die Deutsche Rentenversicherung prüft bei Subunternehmern im Transport genau. Die Rechnung allein entscheidet nichts, aber sie ist ein Indiz: Ein Unternehmer hat eigene fortlaufende Rechnungsnummern, mehrere Auftraggeber, ein eigenes Fahrzeug und rechnet nach Leistung ab. Wer als Fahrer jeden Monat denselben Betrag an denselben Auftraggeber fakturiert, nach Stunden abrechnet, im Fahrzeug des Auftraggebers und nach dessen Dienstplan fährt, wirkt wie ein Angestellter – mit Nachzahlungspflicht für den Auftraggeber. Wer ausschließlich als Fahrer arbeiten möchte, ist mit einer Anstellung oft besser beraten; wer unternehmerisch fahren will, sollte sich mehrere Auftraggeber aufbauen – etwa über den Maxmove-Marktplatz für Fahrer und Transportunternehmen.
Subunternehmer-Abrechnung ohne Zettelwirtschaft
Im Maxmove TMS sind Tour, Stopps, Wartezeit und Abliefernachweise bereits im Auftrag erfasst. Du erstellst daraus Kundenrechnungen und bei Bedarf Korrekturgutschriften zu bestehenden Rechnungen – als PDF oder E-Rechnung, mit fortlaufender Nummer und Versand per E-Mail. Für Einzelfahrer und kleine Betriebe ist das kostenlos. Das Gutschriftverfahren zur Abrechnung eigener Subunternehmer wird im Flotten-Rechnungsprogramm derzeit nicht unterstützt; dafür kannst du die separate Gutschrift-Vorlage manuell ausfüllen.