Frachtbrief-Vorlage

Der Frachtbrief dokumentiert den Frachtvertrag bei Transporten innerhalb Deutschlands: Wer versendet was, wer befördert es, wer nimmt es an. Diese kostenlose Vorlage enthält alle Angaben nach § 408 HGB – als PDF zum direkten Ausfüllen oder als Word-Dokument für Ihr eigenes Layout.

Wann wird ein Frachtbrief ausgestellt?

Anders als oft angenommen ist der Frachtbrief für nationale Transporte keine Pflicht – der Frachtvertrag kommt auch ohne ihn zustande. Nach § 408 HGB kann der Frachtführer die Ausstellung aber verlangen, und in der Praxis lohnt sie sich für beide Seiten: Der Frachtbrief beweist Abschluss und Inhalt des Frachtvertrags sowie die Übernahme der Ware durch den Frachtführer. Was das Dokument rechtlich genau ist, erklärt der Lexikon-Eintrag Frachtbrief; für grenzüberschreitende Fahrten brauchen Sie stattdessen den CMR-Frachtbrief.

Diese Angaben enthält die Vorlage

Die Vorlage folgt dem Katalog des § 408 HGB:

• Ort und Tag der Ausstellung
• Name und Anschrift von Absender, Frachtführer und Empfänger
• Stelle und Tag der Übernahme sowie die vorgesehene Ablieferungsstelle (Entladestelle)
• Übliche Bezeichnung des Guts, Art der Verpackung, bei Gefahrgut die vorgeschriebene Kennzeichnung
• Anzahl, Zeichen und Nummern der Frachtstücke
• Rohgewicht oder anders angegebene Menge
• Vereinbarte Fracht, bis zur Ablieferung anfallende Kosten und Frachtzahlungsvermerk
• Weisungen für Zoll- und sonstige amtliche Behandlung
• Unterschriftsfelder für alle drei Parteien

Frachtbrief, Lieferschein, CMR – was brauche ich wann?

Dokument	Einsatz	Vorlage
Lieferschein	Begleitet die Ware, dokumentiert den Inhalt der Lieferung	Lieferschein-Vorlage
Frachtbrief (national)	Dokumentiert den Frachtvertrag innerhalb Deutschlands	diese Seite
CMR-Frachtbrief	Pflichtstandard für grenzüberschreitende Transporte	CMR-Vorlage

Nachweis der Ablieferung nicht vergessen

Der Frachtbrief entfaltet seinen Wert erst mit der quittierten Ablieferung: Datum und Unterschrift des Empfängers bestätigen, dass die Ware vollständig und unbeschädigt angekommen ist. Genau dieser letzte Schritt geht auf Papier am häufigsten verloren. Ein digitaler Abliefernachweis mit Unterschrift, Foto und Zeitstempel schließt die Lücke – und ist sofort für Disposition, Buchhaltung und Auftraggeber sichtbar.

Häufige Fragen

Ist der Frachtbrief in Deutschland Pflicht? Nein. Er ist ein Beweisdokument, das der Frachtführer nach § 408 HGB verlangen kann – Pflicht ist er im nationalen Verkehr nicht.

Wer füllt den Frachtbrief aus? In der Regel der Absender; der Frachtführer bestätigt die Übernahme mit seiner Unterschrift. Beide haften für die Richtigkeit der jeweils von ihnen gemachten Angaben.

Wie lange muss ein Frachtbrief aufbewahrt werden? Als Handelsbrief in der Regel sechs Jahre – dient er als Buchungsbeleg, gelten die längeren Fristen für Buchungsbelege.

Reicht statt des Frachtbriefs auch ein Lieferschein? Bei einfachen Transporten übernimmt der Lieferschein in der Praxis oft beide Rollen. Sobald ein Frachtführer beauftragt wird und Haftungsfragen relevant werden können, ist der Frachtbrief das sauberere Dokument.