Rechnungsvorlage Transport & Kurier

Eine Transportrechnung unterscheidet sich von einer normalen Rechnung vor allem in den Positionen: Statt Artikeln rechnen Sie Fahrten, Kilometer, Stopps, Wartezeit und Zuschläge ab. Diese kostenlose Rechnungsvorlage ist genau dafür gebaut – für Kurierdienste, Kleintransporteure, Speditionen und selbstständige Fahrer. Sie enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, die Excel-Version berechnet Netto, Umsatzsteuer und Brutto automatisch.

Lieber gar nicht mehr ausfüllen? Mit dem kostenlosen Rechnungsgenerator erstellen Sie die Rechnung im Browser – als PDF und E-Rechnung, ohne Anmeldung.

Wann brauche ich diese Vorlage?

Immer, wenn Sie eine Beförderungsleistung gegenüber einem Kunden abrechnen: eine Direktfahrt für einen Online-Händler, die Wochentour für einen Großhändler, eine Palettenlieferung an eine Baustelle oder die Sonderfahrt am Samstag. Auch als Subunternehmer für eine Spedition oder einen Kurierdienst stellen Sie eine Rechnung – dafür gibt es die spezialisierte Vorlage für Subunternehmer im Transport, die die Frage nach § 13b und Gutschriften klärt.

Welche Angaben sind Pflicht?

Das Finanzamt erkennt eine Rechnung nur an, wenn sie die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält – fehlt eine, verliert Ihr Kunde den Vorsteuerabzug und bittet um Korrektur. Die Vorlage hat für jede Angabe ein eigenes Feld:

• Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift als leistendes Unternehmen
• Name und Anschrift des Auftraggebers
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Art und Umfang der Leistung – bei Transporten: Strecke von/nach, Datum, Sendungs- oder Auftragsnummer
• Leistungsdatum (das Ablieferdatum) oder der Leistungszeitraum bei Sammelrechnungen
• Nettobetrag je Steuersatz, Steuersatz und Steuerbetrag, Bruttobetrag
• bei Steuerbefreiung oder Steuerschuldnerschaft des Empfängers der entsprechende Hinweis

Bei Rechnungen bis 250 € brutto genügt die Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV): Empfängeranschrift, Steuernummer und Rechnungsnummer dürfen fehlen, der Steuersatz muss trotzdem genannt werden.

So rechnen Sie Fahrten richtig ab

Der häufigste Fehler in Transportrechnungen ist eine einzige Zeile „Transport, pauschal“. Das reicht dem Auftraggeber nicht zur Prüfung und dem Prüfer nicht als Leistungsbeschreibung. Splitten Sie stattdessen:

• Fahrt: Abhol- und Zustelladresse (mindestens PLZ/Ort), Datum, Fahrzeugklasse, Sendungsnummer oder Transportauftrag-Nr. als Referenz
• Kilometer oder Stopps mit Menge und Einzelpreis, wenn Sie so kalkulieren – der Transportkosten-Rechner zeigt marktübliche Sätze
• Wartezeit über die vereinbarte Freizeit hinaus, in Viertelstunden oder Stunden
• Zuschläge: Express, Nacht, Wochenende, Beladehilfe, Sperrgut, Zweitzustellung
• Maut: als eigene Position. Sie ist Teil Ihres Entgelts und wird mit 19 % versteuert – der Lkw-Maut-Rechner liefert den Betrag
• Leerfahrt, wenn der Kunde kurzfristig storniert hat und das vereinbart war

Ein Abliefernachweis mit Unterschrift des Empfängers gehört nicht auf die Rechnung, sollte aber griffbereit sein – bei Reklamationen ist er Ihr wichtigster Beleg. Die Abliefernachweis-Vorlage passt dazu.

Umsatzsteuer bei Transportleistungen

Für Güterbeförderung innerhalb Deutschlands an Unternehmer und Privatkunden gilt 19 %. Drei Sonderfälle kommen im Alltag vor:

• Kunde ist Unternehmer im EU-Ausland: Die Leistung ist dort steuerbar (§ 3a Abs. 2 UStG). Sie rechnen netto ab, vermerken „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und nennen Ihre und seine USt-IdNr.
• Transport in ein Drittland oder aus einem Drittland: Bei Ausfuhren gilt die Befreiung grundsätzlich nur für direkte Leistungen an den Versender oder Empfänger der Ware, nicht für Unterfrachtführer einer Spedition. Bei Einfuhren müssen die Beförderungskosten in der Einfuhr-Bemessungsgrundlage enthalten sein. Die Voraussetzungen sind nachzuweisen (§ 4 Nr. 3 UStG). Vermerk: „Steuerfreie Beförderungsleistung gemäß § 4 Nr. 3 UStG“.
• Sie sind Kleinunternehmer (bis 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr): Kein Umsatzsteuerausweis, dafür der Hinweis „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“.

Zahlungsziel, Skonto, Verzug

Ohne Vereinbarung ist eine Rechnung sofort fällig; Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Zugang ein. Üblich im Transport sind 14 bis 30 Tage. Schreiben Sie das Zahlungsziel als Datum auf die Rechnung („zahlbar bis 28.09.2026“), nicht als „14 Tage netto“ – das vermeidet Diskussionen. Skonto lohnt sich bei Kunden, die sonst spät zahlen: 2 % bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen sind in der Branche verbreitet.

E-Rechnung: Was ab 2027 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ein E-Mail-Postfach reicht. Für das Ausstellen an Geschäftskunden im Inland gilt eine Übergangsfrist: Bis Ende 2026 sind PDF und Papier weiter erlaubt, ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz strukturierte Formate (XRechnung, ZUGFeRD) verwenden, ab 2028 alle. Kleinunternehmer sind dauerhaft befreit. Wer größere Speditionen oder die öffentliche Hand beliefert, braucht das Format oft schon heute.

Rechnungen direkt aus dem Auftrag erstellen

Wer regelmäßig fährt, tippt dieselben Adressen, Strecken und Preise jede Woche neu in die Vorlage. Im Maxmove TMS entstehen Rechnungen direkt aus dem abgeschlossenen Auftrag: Strecke, Stopps, Wartezeit und Zuschläge sind schon erfasst, der digitale Abliefernachweis hängt an, und die Rechnung geht als PDF oder E-Rechnung per E-Mail an den Kunden. Kleine Kurierdienste und Einzelfahrer starten kostenlos.