Transportausschreibung – Vorlage

Eine Transportausschreibung holt vergleichbare Angebote von Speditionen und Frachtführern ein – und entscheidet damit über Frachtkosten und Servicequalität der nächsten Jahre. Die häufigste Ursache für enttäuschende Ergebnisse sind dabei nicht die Anbieter, sondern unvollständige Ausschreibungsunterlagen. Diese kostenlose Vorlage strukturiert alles Nötige: als Word-Datei zum Anpassen an Ihre Verkehre oder als PDF zur Ansicht.

Was gehört in eine Transportausschreibung?

Speditionen können nur bepreisen, was sie kennen. Die Vorlage führt durch alle Abschnitte:

• Relationen: Quell- und Zielgebiete mit Postleitzahlen, typische Entfernungen, Grenzübertritte
• Volumen und Sendungsstruktur: Sendungen pro Woche oder Monat, Gewichts- und Größenklassen, Paletten oder Stückgut, Saisonspitzen
• Anforderungen: Fahrzeugtypen, Ladehilfsmittel, Zeitfenster, Avisierung, Gefahrgut, Palettentausch, Nachweise wie Abliefernachweis oder Track-and-Trace
• Laufzeit und Preisanpassung: Vertragsdauer, Dieselgleitklausel, Kündigungsfristen
• Preisblatt: eine einheitliche Tabelle, in die alle Anbieter ihre Preise je Relation und Gewichtsklasse eintragen – nur so werden Angebote vergleichbar
• Zuschlagskriterien und Zeitplan: Wie wird bewertet, bis wann läuft die Frist, wann fällt die Entscheidung

Der Ablauf: von der Vorbereitung bis zum Zuschlag

1. Daten aufbereiten: Sendungsdaten der letzten 12 Monate auswerten – Relationen, Mengen, Ausreißer. Je sauberer die Datenbasis, desto schärfer die Preise.
2. Unterlagen erstellen: Vorlage ausfüllen, Preisblatt beilegen, interne Freigabe einholen.
3. Anbieter einladen: fünf bis zehn passende Speditionen anschreiben, Angebotsfrist von zwei bis vier Wochen setzen.
4. Rückfragen bündeln: Fragen zentral sammeln und die Antworten allen Bietern zugleich geben – das hält den Wettbewerb fair.
5. Angebote auswerten: Preisblätter nebeneinanderlegen, Ausreißer hinterfragen, Referenzen prüfen.
6. Verhandeln und vergeben: mit den besten zwei, drei Anbietern verhandeln, dann Zuschlag und Vertrag – die Beauftragung einzelner Transporte regelt anschließend der Transportauftrag.

Häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden

• Unvollständige Sendungsdaten: Wer Spitzen, Sondergrößen oder Zustellbesonderheiten verschweigt, bekommt Nachforderungen statt Festpreise.
• Kein einheitliches Preisblatt: Reicht jeder Anbieter sein eigenes Format ein, vergleichen Sie Äpfel mit Birnen – das Preisblatt der Vorlage erzwingt Vergleichbarkeit.
• Unrealistische Fristen: Eine Woche Angebotsfrist liefert Schnellschüsse; seriöse Kalkulation braucht zwei bis vier Wochen.
• Zuschlag nur nach Preis: Termintreue, Schadenquote und Erreichbarkeit entscheiden im Alltag mehr als der letzte Prozentpunkt Rabatt.
• Kein Implementierungsplan: Ohne Stammdatenübergabe, Ansprechpartner und Testphase verpufft der beste Vertrag im Tagesgeschäft.

Nach dem Zuschlag beginnt die eigentliche Arbeit: Aufträge steuern, Termine überwachen, Abweichungen erkennen. Im Maxmove TMS laufen Aufträge, Statusmeldungen und Abliefernachweise aller Partner in einer Oberfläche zusammen – so bleibt messbar, ob der Gewinner der Ausschreibung hält, was sein Angebot versprochen hat.