Fahrtenbuch
Das Fahrtenbuch dokumentiert jede Fahrt eines Fahrzeugs mit Datum, Strecke, Zweck und Kilometerständen. Wann es sich steuerlich lohnt, was das Finanzamt verlangt und wann eine Fahrtenbuchauflage droht.
Geprüft von Max Valjan, Gründer von Maxmove · Zuletzt aktualisiert: 11. Juli 2026
Das Fahrtenbuch dokumentiert lückenlos jede Fahrt eines Fahrzeugs: Datum, Start und Ziel, Zweck der Fahrt und die Kilometerstände zu Beginn und Ende. Es begegnet einem in zwei ganz unterschiedlichen Rollen – als steuerliches Nachweisinstrument beim Firmenwagen und als behördliche Auflage nach einem Verkehrsverstoß.
Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch steuerlich?
Wer einen Firmenwagen auch privat nutzt, versteuert diesen Vorteil entweder pauschal über die 1-%-Regelung (ein Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat, § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG) oder anhand der tatsächlichen Nutzung per Fahrtenbuch. Das Fahrtenbuch lohnt sich typischerweise, wenn
- der Wagen überwiegend dienstlich und nur wenig privat gefahren wird,
- der Bruttolistenpreis hoch ist (die 1-%-Regelung rechnet immer vom Neupreis – auch bei Gebrauchten) oder
- das Fahrzeug bereits weitgehend abgeschrieben ist.
Für Kurierfahrer und Transportunternehmer mit hohem dienstlichem Fahranteil ist die Fahrtenbuch-Methode deshalb oft die günstigere Variante.
Was verlangt das Finanzamt?
Anerkannt wird nur ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch: zeitnah geführt, lückenlos und in geschlossener Form. Lose Blätter und einfache Excel-Tabellen scheitern daran, weil sich Einträge nachträglich unbemerkt ändern lassen – der Bundesfinanzhof hat Excel-Fahrtenbücher wiederholt verworfen. Elektronische Fahrtenbücher werden nur anerkannt, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen oder zumindest protokolliert sind. Pro Fahrt gehören Datum, Kilometerstände, Start, Ziel, Reiseroute bei Umwegen, Zweck und besuchte Geschäftspartner hinein – eine kostenlose Fahrtenbuch-Vorlage mit allen Spalten gibt es in unserem Vorlagen-Bereich.
Die Fahrtenbuchauflage nach § 31a StVZO
Unabhängig vom Steuerrecht kann die Behörde ein Fahrtenbuch anordnen: Konnte nach einem Verkehrsverstoß der verantwortliche Fahrer nicht ermittelt werden, darf sie dem Halter auferlegen, für das Fahrzeug (oder die ganze Flotte) ein Fahrtenbuch zu führen – üblich sind sechs Monate bis mehrere Jahre. Für Fuhrparks ist das ein teurer Verwaltungsaufwand; sauber dokumentierte Fahrzeugübergaben (etwa per Übergabeprotokoll) beugen dem vor, weil sich Fahrer jederzeit zuordnen lassen.
Häufige Fragen
Was muss pro Fahrt mindestens dokumentiert werden? Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Startort, Ziel, Zweck der Fahrt und besuchte Geschäftspartner; bei Privatfahrten genügen die Kilometerangaben.
Reicht eine Fahrtenbuch-App? Nur, wenn sie Manipulationen technisch ausschließt und Einträge zeitnah erfasst werden. Eine einfache Tabellen-App erfüllt die Anforderungen nicht.
Was passiert bei Lücken? Kleinere Mängel sind unschädlich, solange die Angaben plausibel bleiben. Verwirft das Finanzamt das Fahrtenbuch, greift automatisch die 1-%-Regelung – meist die teurere Variante.
Wie lange muss ich ein Fahrtenbuch aufbewahren? Als Teil der steuerlichen Unterlagen mindestens sechs, im Zweifel zehn Jahre; bei einer behördlichen Auflage gilt die im Bescheid genannte Frist (mindestens sechs Monate nach Ablauf).