Lieferschein
Was ein Lieferschein ist, welche Angaben er enthält, ob er Pflicht ist und wie digitale Lieferscheine Papier ersetzen – kompakt erklärt.
Geprüft von Max Valjan, Gründer von Maxmove · Zuletzt aktualisiert: 11. Juli 2026
Ein Lieferschein ist ein Begleitdokument einer Warensendung. Er listet auf, was geliefert wird – Artikel, Mengen, Absender und Empfänger – und dient beim Wareneingang als Grundlage für die Kontrolle: Stimmt das, was ankommt, mit dem überein, was bestellt wurde?
Welche Angaben stehen auf einem Lieferschein?
Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form, in der Praxis haben sich diese Angaben etabliert:
- Name und Anschrift von Absender und Empfänger
- Lieferschein- und Auftrags- bzw. Bestellnummer
- Datum der Lieferung
- Bezeichnung und Menge der gelieferten Artikel
- Hinweise zu Teillieferungen oder Restmengen
Preise gehören nicht zwingend auf den Lieferschein – viele Unternehmen lassen sie bewusst weg, etwa wenn die Ware direkt an Endkunden eines Handelspartners geht.
Ist ein Lieferschein Pflicht?
Nein. Anders als die Rechnung ist der Lieferschein gesetzlich nicht vorgeschrieben. Er ist aber aus gutem Grund Standard: Er dokumentiert die Übergabe, erleichtert die Wareneingangsprüfung und ist bei Reklamationen oft das entscheidende Dokument. Wird der Lieferschein als Buchungsbeleg verwendet oder auf der Rechnung referenziert, gelten für ihn die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen – als Handelsbrief in der Regel sechs Jahre.
Lieferschein, Rechnung, Frachtbrief – was ist der Unterschied?
- Lieferschein: dokumentiert was geliefert wurde. Adressat ist der Warenempfänger.
- Rechnung: fordert die Zahlung und ist steuerlich relevant.
- Frachtbrief: dokumentiert den Transportauftrag zwischen Absender, Frachtführer und Empfänger.
Bei kleineren Sendungen übernimmt der Lieferschein in der Praxis oft beide Rollen – spätestens bei Speditionstransporten trennen sich die Dokumente aber.
Digitaler Lieferschein: Papier ersetzen
Papier-Lieferscheine gehen verloren, sind schwer lesbar unterschrieben und landen erst Tage später in der Buchhaltung. Digitale Lieferscheine lösen das: Der Fahrer erfasst Unterschrift, Fotos und Zeitstempel direkt bei der Übergabe, und alle Beteiligten sehen den Nachweis sofort. In Kombination mit einem digitalen Abliefernachweis (Proof of Delivery) ist der komplette Liefervorgang lückenlos dokumentiert – von der Abholung bis zur quittierten Zustellung.
Lieferschein-Vorlage: kostenlos herunterladen
Für alle, die Lieferscheine (noch) auf Papier brauchen, haben wir fertige Vorlagen mit allen Feldern erstellt, die sich in der Praxis bewährt haben:
Lieferschein-Vorlage herunterladen – kostenlos als PDF, Word und Excel, auch zweisprachig Deutsch/Englisch.
Die Vorlage enthält: Absender und Empfänger, Lieferschein-, Auftrags- und Referenznummer, Lieferdatum, eine Positionstabelle mit Artikel, Menge und Bemerkung sowie Felder für Anmerkungen und die Empfangsbestätigung mit Unterschrift. Checkliste vor dem Versand:
- Lieferschein- und Auftragsnummer eintragen (Zuordnung!)
- Alle Positionen mit Menge und Einheit erfassen
- Teillieferungen und Restmengen vermerken
- Bei Übergabe quittieren lassen – Datum, Name, Unterschrift
Und wer den Schritt weiter gehen will: Statt Papier-Vorlage auszufüllen, zu scannen und abzuheften, erfasst ein digitaler Lieferschein alles direkt bei der Übergabe – rechtssicher und sofort im System.
Häufige Fragen
Wer erstellt den Lieferschein? Der Absender bzw. Verkäufer der Ware – meist automatisch aus dem Warenwirtschafts- oder Shopsystem.
Muss der Empfänger den Lieferschein unterschreiben? Eine Unterschrift ist keine Pflicht, aber üblich: Sie dokumentiert die Annahme der Ware und schützt beide Seiten bei späteren Streitfragen.
Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren? Als empfangene oder abgesandte Handelsbriefe in der Regel sechs Jahre; dienen sie als Buchungsbeleg, gelten die längeren Fristen für Buchungsbelege.