Fast jeder Kurierdienst und jede kleine Flotte startet die Tourenplanung mit Excel – und das ist völlig in Ordnung. Die ehrliche Frage ist nicht, ob Excel „schlecht" ist, sondern bis wohin es trägt und ab wann es täglich Geld kostet.
Wo Excel gut genug ist
- Wenige, stabile Touren: Zwei Fahrzeuge, feste Stammrouten, kaum Tagesänderungen – eine gepflegte Tabelle reicht.
- Planung am Vorabend: Wenn der Plan einmal steht und tagsüber selten kippt, ist der Excel-Ausdruck im Fahrzeug ein funktionierender Prozess.
- Kostenloser Start: Für den Einstieg gibt es unsere kostenlose Tourenplan-Vorlage mit Fahrer-, Fahrzeug- und Stoppspalten.
Die drei Grenzen, an denen Excel kippt
1. Die Reihenfolge-Grenze. Excel kennt keine Fahrzeiten. Ab etwa zehn Stopps pro Tour gibt es Millionen möglicher Reihenfolgen – welche die kürzeste ist, sieht niemand in einer Tabelle. Der Unterschied zwischen „gefühlt gut" und optimiert sind regelmäßig zweistellige Prozentwerte an Kilometern.
2. Die Änderungs-Grenze. Eilauftrag um 10:30 Uhr, Fahrzeugausfall um 12:00: Jede Änderung heißt umtelefonieren, neu tippen, neu ausdrucken. Die Tabelle im Büro und die Realität auf der Straße laufen auseinander – und niemand weiß mehr, welcher Stand gilt.
3. Die Nachweis-Grenze. Excel dokumentiert nicht, wann wo zugestellt wurde. Bei Reklamationen fehlen Uhrzeit, Unterschrift und Foto; bei wachsender Kundschaft wird das zum geschäftlichen Risiko.
Als Faustregel: Ab drei bis fünf Fahrzeugen mit täglich wechselnden Stopps kostet Excel mehr Arbeitszeit, als Software kosten würde.
Was Software anders macht
Tourenplanungssoftware berechnet die Stopp-Reihenfolge in Sekunden – mit echten Fahrzeiten, Zeitfenstern und Fahrzeugkapazität. Änderungen werden unterwegs eingeplant und erreichen den Fahrer sofort in der App, samt Navigation. Und jeder Stopp wird mit Foto, Unterschrift und GPS-Stempel quittiert. Die Disposition sieht dabei jederzeit, wo jede Tour steht.
Der Umstieg – ohne Projekt
- Parallel starten: Fahrzeuge und Fahrer im System anlegen (bei Maxmove kostenlos), die nächsten Tage parallel zu Excel planen.
- Eine Tour vergleichen: Dieselbe Tagestour einmal per Hand, einmal optimiert rechnen lassen – die Kilometer-Differenz ist das Argument.
- Fahrer-App ausrollen: Navigation und Abliefernachweis nehmen die Fahrer erfahrungsgemäß am schnellsten an.
- Excel abschalten: Die meisten Betriebe brauchen dafür ein bis zwei Wochen – kein Migrationsprojekt.
Fazit
Excel ist der richtige Start und die falsche Dauerlösung. Wer täglich plant, ändert und nachweisen muss, fährt mit Software messbar günstiger – und der Einstieg kostet heute nichts mehr. Wer noch in der Excel-Phase ist: Vorlage herunterladen. Wer die Grenzen schon spürt: Tourenplanung Software ansehen.
