Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für Transportbetriebe heißt das: Jede Frachtrechnung an einen Geschäftskunden wird früher oder später zu einer strukturierten Datei statt zu einem PDF. Dieser Ratgeber erklärt die Fristen, die Formate und einen konkreten Umsetzungsplan, mit dem Speditionen und Kurierdienste die Umstellung aus dem TMS heraus erledigen – ohne Sonderprojekt.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und maschinell verarbeitet werden kann. Ein PDF per E-Mail erfüllt das nicht – auch nicht, wenn es digital signiert ist. Ab 2025 gelten PDF-, Papier- und Bildrechnungen als „sonstige Rechnungen“.
In Deutschland sind zwei Formate etabliert:
- XRechnung: reines XML ohne Sichtdatei. Standard der öffentlichen Hand; kommunale Auftraggeber, Landesbetriebe und Bundesbehörden verlangen es seit 2020.
- ZUGFeRD 2.x (Profil EN 16931 oder XRechnung): ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Systeme lesen das XML. Für den B2B-Verkehr zwischen Spedition und Versender das praktischere Format.
Beide sind gesetzeskonform. Ein TMS sollte beide erzeugen können, weil Kunden das Format vorgeben.
Fristen für Transportbetriebe
| Ab | Pflicht | Was das für Speditionen und Kurierdienste bedeutet |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Empfang von E-Rechnungen | Eingangsrechnungen von Subunternehmern, Tankkarten, Werkstätten als XML verarbeiten können; ein E-Mail-Postfach reicht, die Archivierung muss GoBD-konform sein. |
| 1. Januar 2027 | Versand für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € | Frachtrechnungen an Geschäftskunden müssen strukturiert erzeugt werden. |
| 1. Januar 2028 | Versand für alle Unternehmen | Auch der Einzelfahrer mit Sprinter stellt E-Rechnungen aus. |
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Rechnungen an Privatkunden (B2C). Für Kurierdienste mit Privatkunden bleibt das PDF dort erlaubt – der B2B-Anteil ist aber fast immer der größere.
Die Leitweg-ID: Pflicht nur bei öffentlichen Auftraggebern
Die Leitweg-ID adressiert eine Rechnung innerhalb der öffentlichen Verwaltung (z. B. 04011000-1234512345-06). Sie ist nur bei XRechnungen an Behörden Pflicht und steht in der Ausschreibung oder Bestellung. Wer für Stadtwerke, Kliniken in öffentlicher Trägerschaft oder Bauhöfe fährt, braucht dieses Feld im Kundenstamm; für private Versender bleibt es leer.
Pflichtangaben, die im Transport häufig fehlen
Die Norm verlangt mehr strukturierte Felder, als auf einer typischen Frachtrechnung stehen. Prüfen Sie im TMS, ob diese Daten am Auftrag hängen:
- Leistungszeitraum (Abhol- und Zustelldatum statt nur Rechnungsdatum)
- Bestell- oder Auftragsnummer des Kunden als Referenz
- Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis – „Transport Köln–Dortmund pauschal“ braucht Menge 1, Einheit Stück
- Steuersatz je Position – relevant bei gemischten Rechnungen mit steuerfreier Auslandsfracht
- Bankverbindung und Zahlungsziel als strukturierte Felder, nicht als Fußzeile
- Zuschläge (Wartezeit, Maut, Zweitzustellung) als eigene Positionen
Umsetzung in fünf Schritten
1. Eingang regeln (sofort)
Legen Sie eine zentrale Rechnungsadresse an (z. B. rechnung@…), die XML- und ZUGFeRD-Dateien annimmt, und archivieren Sie die Originaldatei unverändert. Ein Viewer für XRechnungen (z. B. der kostenlose Quba-Viewer) macht reine XML-Rechnungen lesbar.
2. Kundenstamm ergänzen
Je Kunde: gewünschtes Format (XRechnung, ZUGFeRD oder bis zur Frist PDF), Empfangsweg (E-Mail, Portal, Peppol), Leitweg-ID bei Behörden, Bestellnummernpflicht ja/nein.
3. Positionen sauber aus dem Auftrag ableiten
Der größte Aufwand entsteht, wenn Rechnungen nachträglich aus Excel gebaut werden. Ein TMS, das Rechnungen direkt aus abgeschlossenen Aufträgen erzeugt, hat Leistungszeitraum, Referenz, Zuschläge und Nachweis bereits am Datensatz. Bei Maxmove entsteht die E-Rechnung nach der Zustellung aus Auftrag, Tarif und Abliefernachweis – Foto, Unterschrift und GPS-Zeitstempel bleiben als Beleg verknüpft.
4. Testrechnungen validieren
Bevor die erste echte Rechnung rausgeht: XML gegen den Validator der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) prüfen. Häufige Fehler sind fehlende Einheitencodes, Rundungsdifferenzen zwischen Positionen und Summe sowie ein falsches Profil im ZUGFeRD-PDF.
5. Ausgang umstellen – Kunde für Kunde
Starten Sie mit den Kunden, die E-Rechnungen bereits fordern (meist Industrie und öffentliche Hand), und stellen Sie die übrigen vor der Frist um. Sammelrechnungen für Monatskunden bleiben möglich; jede Sendung wird eine Position.
Was ein TMS dafür mitbringen muss
- XRechnung und ZUGFeRD-Export je Kunde einstellbar
- Rechnungsstellung direkt aus dem abgeschlossenen Auftrag, inklusive Zuschlägen
- Sammelrechnungen mit Positionen je Sendung
- Verknüpfung von Rechnung und Abliefernachweis
- Gutschriften (Stornorechnungen) im selben Format
- Empfang und Archivierung von Eingangsrechnungen der Subunternehmer
- Export in DATEV oder die Buchhaltung
Wie sich Maxmove, Soloplan CarLo, LIS WinSped und weitere Systeme bei Abrechnung und Schnittstellen unterscheiden, zeigt der TMS-Vergleich.
Häufige Fragen
Muss ich als Ein-Mann-Kurierdienst E-Rechnungen schreiben? Empfangen: seit 2025 ja. Versenden: ab 2028 (bei Umsatz über 800.000 € ab 2027). Bis dahin dürfen Sie PDF weiter verwenden, sofern der Kunde zustimmt.
Reicht ZUGFeRD, oder brauche ich XRechnung? Für Geschäftskunden reicht ZUGFeRD (Profil EN 16931). Behörden und viele öffentliche Unternehmen verlangen XRechnung, oft über ein Portal wie ZRE oder OZG-RE.
Was passiert, wenn ich nach der Frist weiter PDF verschicke? Die Rechnung gilt als nicht ordnungsgemäß; der Kunde kann den Vorsteuerabzug verlieren und wird die Rechnung zurückweisen. Bußgelder drohen nicht direkt, Zahlungsverzug schon.
Muss ich mein TMS wechseln? Nur, wenn es keine EN-16931-konformen Rechnungen erzeugt und der Hersteller kein Update liefert. Prüfen Sie zuerst das Update; erst dann ein neues System.
Wie archiviere ich E-Rechnungen richtig? Die XML-Datei ist das Original und muss zehn Jahre unverändert, maschinell auswertbar und GoBD-konform aufbewahrt werden – ein Ausdruck ersetzt sie nicht.
