# Anlage: Verfahren für elektronische Frachtbriefe

**Verfahrensversion: maxmove-cmr-1.** Diese Anlage regelt das Maxmove-Frachtbriefverfahren für teilnehmende Absender, Frachtführer, Flotten-Workspaces und Empfänger. Ein Vertreter stimmt diesem Verfahren zu, indem er die Erklärung zur Vertretungsberechtigung und zum Verfahren für die bezeichnete Version bestätigt. Dokumentversion und Bestätigungsnachweis speichern die Verfahrensversion; spätere Änderungen ersetzen diese dokumentierte Vereinbarung nicht.

1. **Anwendungsbereich und Beteiligte.** Die vorbereitende Partei benennt Absender, vertraglichen Frachtführer, Empfänger, Güter, Strecke und Dokumentprofil. Das internationale Profil betrifft Beförderungen im Anwendungsbereich der CMR, das deutsche Profil den Frachtbrief nach §408 HGB. Dieses Verfahren erweitert keinen gesetzlichen Anwendungsbereich und ersetzt kein zwingendes Recht. Die vorbereitende Partei bestätigt gewöhnliche Güter und dass kein konkurrierender vereinbarter Frachtbrief dieselbe Partie abdeckt. Umzüge, Gefahrgut, zollabhängige Beförderungen, aufeinanderfolgende Frachtführer und mehrdeutige Mengenaufteilungen auf mehrere Ablieferorte sind derzeit ausgeschlossen.
2. **Authentifizierung und Vertretung.** Der authentifizierte Auftragsersteller kann im Workspace des Auftragseigentümers ohne Telefonabfrage für den Absender unterschreiben. Der zugewiesene Fahrer bestätigt für den Frachtführer mit seinem angemeldeten Account. Bei Übernahme und Ablieferung kann der Vertreter des Absenders beziehungsweise des Empfängers die Version auf dem angemeldeten Gerät des zugewiesenen Fahrers prüfen und dort handschriftlich unterschreiben; der Dienst erfasst die Unterschrift und den Account des Fahrers. Ein Vertreter mit geteiltem Link erhält einen Einmalcode an die zuvor für seine Partei eingetragene Telefonnummer. Der Link allein erlaubt weder Unterschrift noch Dokumentzugriff. Jeder Unterzeichner nennt seinen Namen und bestätigt seine Berechtigung, die benannte Partei zu vertreten. Die Kontrolle über einen Account, ein Gerät oder eine Telefonnummer allein begründet keine Vertretungsmacht; für die Erklärung ist der Vertreter verantwortlich.
3. **Prüfung und Bestätigung.** Der Unterzeichner prüft die bezeichnete Version einschließlich ausgewählter Begleitdokumente und nimmt sie ausdrücklich an oder lehnt sie ab. Die Bestätigung des Absenders stellt den elektronischen Frachtbrief aus. Der Frachtführer dokumentiert seine Bestätigung und begründete Vorbehalte. Der Empfänger dokumentiert Ablieferungsbestätigung, Mengen und Abweichungen oder eine begründete Ablehnung. Ein operativer Auftragsstatus, POD-Verzicht, Foto oder eine früher erfasste Unterschrift ersetzt diese dokumentbezogene Handlung nicht.
4. **Integrität und Nachweise.** Der Dienst erfasst genaue Dokumentprüfsumme, Version, vertretene Rolle, Namen, Vertretungsbestätigung, Authentifizierungsnachweis und Serverzeit. Bei einer Unterschrift auf dem Gerät des Fahrers erfasst er zusätzlich die Zeit der Unterschrift, wie das Gerät sie angibt. Maxmove versiegelt die Nachweise mit JAdES und bewahrt signierte Originalbytes sowie Prüfmaterial im versionierten Archiv auf. Das Nachweissiegel der Plattform ist von der Bestätigung des Beteiligten getrennt. Es wird nicht als qualifizierte Signatur oder qualifiziertes Unternehmenssiegel dargestellt. Ausstehende Versiegelung oder Archivierung bleiben sichtbar; eine unsignierte PDF wird nicht als abgeschlossener elektronischer Frachtbrief bezeichnet.
5. **Berichtigungen.** Ein berechtigter Bearbeiter erstellt mit Begründung eine neue Version. Früher bestätigte Inhalte und Nachweise bleiben zugänglich. Erforderliche Bestätigungen werden für die berichtigte Version erneut eingeholt; frühere Signaturfreigaben bestätigen die neue Version nicht. Die Parteien verwenden die aktuelle bezeichnete Version und bewahren frühere Versionen als Nachweise auf. Maxmove stellt für Beteiligte, die zuvor geantwortet haben, eine Änderungsnachricht an die bestätigte Telefonnummer oder authentifizierte Workspace-Identität zu. Die Disposition stimmt die Änderung mit den betroffenen Beteiligten ab und übermittelt bei Bedarf den neuen Signaturlink; die Zustellung einer Nachricht begründet keine erneute Bestätigung.
6. **Zugriff und Kontrollen.** Berechtigte Auftragsbeteiligte können freigegebene Dokumente lesen sowie lesbare Kopien und Nachweise herunterladen. Ein gesonderter, telefonisch bestätigter Lesezugriff kann einer weiteren Person für 24 Stunden eine bestimmte Version zugänglich machen. Er ist widerruflich und erlaubt keine Unterschrift. Signaturlinks laufen nach 72 Stunden, bestätigte Prüfsitzungen nach 30 Minuten ab. Widerruf oder Ablauf verhindert künftigen Dienstzugriff, löscht aber keine bereits heruntergeladenen Kopien. Beteiligte stellen zuständigen Behörden das betreffende Dokument als lesbare Kopie oder über dieses Zugriffsverfahren bereit.
7. **Ausfälle und Papierersatz.** Eine lokale Kopie wird als zuletzt geladener Stand gekennzeichnet. Eine ohne Verbindung auf dem Gerät des Fahrers gegebene Unterschrift wird dort verschlüsselt bis zu sieben Tage aufbewahrt und gesendet, sobald das Gerät online ist. Sie wird nur erfasst, wenn die bezeichnete Version noch aktuell ist; der Nachweis zeigt die Zeit der Unterschrift laut Gerät und die Serverzeit des Eingangs, maßgeblich für die Erfassung ist die Serverzeit. Wurde die Version inzwischen geändert, wird die Unterschrift nicht erfasst und die Partei unterschreibt die aktuelle Version erneut. Kann das elektronische Verfahren nicht abgeschlossen werden, kann ein berechtigter Bearbeiter mit Begründung einen verbundenen Papierersatz erstellen. Das elektronische Original bleibt erhalten und wird als ersetzt gekennzeichnet. Der verantwortliche Absender beziehungsweise Frachtführer informiert die weiteren Beteiligten und führt das jeweils erforderliche Papieroriginal- und Unterschriftsverfahren durch. Ein gewöhnlicher Ausdruck allein bewirkt diesen Ersatz nicht.
8. **Papiernachweise und Anlagen.** Ein hochgeladener Scan des ausgeführten Papierfrachtbriefs ist ein Nachweis für die bezeichnete Papierversion. Er bestätigt nicht automatisch die Echtheit der Handschrift und wird nicht zur elektronischen Bestätigung. Begleitdateien werden beim Einschluss in eine geprüfte Version durch ihre exakten Prüfsummen gebunden. Später hinzugefügte Dateien ändern keine bereits bestätigten Inhalte.
9. **Aufbewahrung und Wiederherstellung.** Das Dokumentarchiv bewahrt genaue Objektversionen, Prüfsummen, Siegelmaterial, Historie und die für jede archivierte Version festgeschriebene Aufbewahrungsregel auf. Die geltende betriebliche Regel für Transportnachweise sieht derzeit sechs Jahre ab Jahresende vor, vorbehaltlich anwendbarer Pflichten und Aufbewahrungssperren. Gerätecaches sind vorübergehend und ersetzen das Archiv nicht. Beteiligte sollten relevante PDFs, Nachweise und Begleitdateien für eigene Aufbewahrungspflichten exportieren. Vermuteter unberechtigter Zugriff, falsche Beteiligtenangaben oder kompromittierte Zugangsdaten sind Maxmove Support unverzüglich zu melden. Zugriffe können widerrufen und berichtigte oder ersetzende Dokumente erstellt werden, ohne ursprüngliche Nachweise zu löschen.